Privacybeleid

Privacyverklaring ELSA Hasselt VZW academiejaar 2023-2024

ELSA Hasselt hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden en dat hun privacy wordt gerespecteerd. Deze Privacyverklaring is zowel van toepassing op actieve leden, als op passieve leden.

In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met deze persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om de leden hun privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met hun persoonsgegevens. ELSA Hasselt houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt in ieder geval met zich mee dat wij:

• de leden hun persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• de verwerking van de leden hun persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om de leden hun uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van hun persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van de leden hun persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van de leden hun rechten omtrent hun persoonsgegevens, hen hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als ELSA Hasselt VZW zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van de leden hun persoonsgegevens. Indien een lid na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens of de uitoefening van zijn of haar rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens:

ELSA Hasselt VZW

Martelarenlaan 42

3500 Hasselt

dpo.hasselt@be.elsa.org

Contactpersoon: Britt Fierens

Hierna volgt een gegevensbeschermingsformulier. Dit formulier heeft als doel om aan iedere betrokkene de mogelijkheid te geven om zijn of haar rechten inzake AVG uit te oefenen. Daarnaast kan u ook elke vraag inzake gegevensbescherming stellen.

Indien er een probleem optreedt, dit formulier niet volledig is of u niet alles voldoende begrijpt, kan u ons op elk moment contacteren. https://docs.google.com/forms/d/1krowPvPcGguDgvCT1_B5wCUV_gNACJ-eaaSjblDyvzY/edit

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

De leden hun persoonsgegevens worden door ELSA Hasselt VZW verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Om te kunnen deelnemen aan de door ELSA Hasselt VZW intern en exclusief georganiseerde activiteiten zoals o.a. tutoringsessies, lezingen, trips en workshops;
• Om te kunnen deelnemen aan de door ELSA Belgium georganiseerde activiteiten zoals o.a. Moot Court Competitions, National Council Meetings en workshops;
• Om te kunnen deelnemen aan de door ELSA International georganiseerde activiteiten, evenals om te kunnen deelnemen aan activiteiten georganiseerd door andere lokale groepen van het ELSA International netwerk zoals o.a. ELSA Delegations en ELSA Summer Law Schools;
• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
• Het bekomen van subsidiëring door de Universiteit Hasselt;
• Het promoten van de vereniging op social-media en de website;
• Het uitbouwen van een alumni-netwerk voor actieve leden;
• Statistische doeleinden.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van de leden vragen, verwerken en bewaren:

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, geboorteplaats, opleiding en opleidingsjaar;
• Over het verrichte werk van actieve leden: functie, omschrijving, start- en einddatum;
• Aanwezigheid op activiteiten van ELSA Hasselt;
• Beeldmateriaal;

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van de leden hebben verkregen.

Voor de hierna vermelde gegevens geldt dat ELSA Hasselt ze pas verwerkt wanneer de leden daartoe hun uitdrukkelijke toestemming hebben gegeven nadat zij, los van andere aangelegenheden, over de specifieke doelstellingen van die verwerking geïnformeerd zijn:

• b.t. terugbetalingsvergoedingen: bedrag, bankrekeningnummer voor uitbetaling, bewijsstukken;
• Geboortedatum en geboorteplaats;

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft ieder lid het recht om de gegeven toestemming terug te trekken.

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen van het ELSA International netwerk.

Van de leden wordt verwacht dat zij elke wijziging van zijn of haar persoonsgegevens onmiddellijk spontaan en schriftelijk doorgeeft aan ELSA Hasselt VZW.

Minderjarigen:
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. 

Verstrekking aan derden

De gegevens die de leden aan ons geven, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Een voorbeeld hiervan is het vertrekken van persoonsgegevens van leden een (inter)nationale instelling zoals het Hof van Justitie van de Europese Unie of het Internationaal Strafhof in het kader van een instellingsbezoek.

Verder zullen wij de door de leden verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek met machtiging van het parket  (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens over te maken.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien de leden ons hier schriftelijk toestemming voor geven. Ieder lid heeft het recht deze toestemming te weigeren en om deze ten allen tijde in te trekken.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU behoudens schriftelijke toestemming van de leden.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij de persoonsgegevens van onze leden aan derde partijen. Wij geven ook de contactgegevens van onze leden nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Bewaartermijn

ELSA Hasselt VZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

In ieder geval worden de persoonsgegevens niet langer dan 5 jaar bewaard, tenzij hetzij een wettelijke of decretale bepaling een langere termijn oplegt, hetzij de wettelijke verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door  ELSA Hasselt VZW een langere bewaartermijn rechtvaardigt.

Leden kunnen toestemming geven om af te zien van deze beperkte bewaartermijn middels een schriftelijke verklaring (bijvoorbeeld in het kader van de ELSA Hasselt Alumni-werking). Ieder lid heeft het recht deze verklaring op ieder moment op dezelfde wijze in te trekken en moet in ieder geval om de 5 jaar verlengd worden. 

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de leden hun persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen, waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en  onrechtmatige verwerking.

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens ELSA Hasselt VZW van de leden hun gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhoudingdaarvan;
• We maken gebruik van het e-mailnetwerk van ELSA Belgium en Universiteit Hasselt om toegang te hebben tot onze online documenten, personen zonder zulks geldig e-mail adres en zonder persoonlijke uitnodiging van de beheerder van deze documenten (president) hebben geen toegang tot persoonsgegevens van onze leden;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten van de leden omtrent hun gegevens

Onze leden hebben recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op hen betrekking hebben.

Leden hebt recht op correctie en aanvulling wanneer hun gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Leden mogen eisen dat hun persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer ze terugkomen op hun toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.

Leden hebt het recht om de verwerking van hun persoonsgegevens te laten beperken wanneer ze de juistheid van die gegevens betwisten of wanneer zij zich verzetten tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met hun toestemming, voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.

Leden hebben het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van hun persoonsgegevens om redenen die verband houden met hun bijzondere situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.

Leden kunnen bezwaar maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens worden verwerkt. Zo heeft ieder lid het recht zich te verzetten tegen het gebruik van zijn of haar persoonsgegevens voor directe marketing-doeleinden.

Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van de leden hun toestemming hebben verkregen, kunnen zij hun toestemming ten alle tijde intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.

Bovenaan dit privacy statement staat hoe ieder lid contact met ons kan opnemen om zijn of haar rechten uit te oefenen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij hen daarbij vragen om zichzelf adequaat te identificeren. Om hun identiteit te controleren vragen wij hen om een kopie van hun identiteitskaart mee te sturen. We raden de leden sterk aan om daarbij hun pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Klachten

Mocht een lid een klacht hebben over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens of over de uitoefening van zijn of haar rechten dan vragen wij hen hierover direct contact met ons op te nemen.

Ieder lid heeft ten alle tijde het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

commission@privacycommission.be 

Wijziging privacy statement

ELSA Hasselt VZW kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 21 september 2020. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen en kunnen middels schriftelijk verzoek geraadpleegd worden.